Gestão do tempo: O que é e dicas para otimizar o trabalho

Você chegou aqui em busca de entender o que é gestão do tempo e como fazer para otimizar a sua rotina de trabalho, tornando-se mais eficiente?

O tempo é realmente um fator desafiador. A equação de ter muito trabalho para executar e poucas horas para entregar é uma conta exata na vida da maioria das pessoas. A sensação é de que o trabalho remoto agravou ainda mais esse problema, não é mesmo?

Afinal, além da rotina diária de trabalho existe a vida pessoal. Estudos, academia, amigos, família e etc. Estabelecer uma rotina pessoal e profissional saudável e equilibrada parece difícil em apenas 24h por dia.

A boa notícia é que existe jeito para tudo e quando o assunto é gestão do tempo, precisamos entender um pouco do seu significado para então colocá-lo em prática alcançando os objetivos propostos.

O que é gestão do tempo?

Gestão de tempo é a adoção de técnicas de organização para otimizar o tempode execução e conclusão das tarefas diárias. É um processo prático para equilibrar todas as demandas do dia e conseguir executá-las com eficiência e qualidade, obedecendo os prazos de entrega, sem atrasos. Parece um sonho, mas é possível. Existem técnicas eficazes para equilibrar todas as atividades. Acompanhe nossas dicas:

Dicas de gestão do tempo para otimizar o trabalho

Existem algumas técnicas eficazes para otimizar o tempo. Elas estão associadas não apenas ao tempo de execução, mas também à qualidade das entregas. O grande objetivo é gerar eficiência no fluxo de trabalho, deixando a rotina saudável e organizada.

1. Faça um planejamento

Parece óbvio, mas é muito importante e não deve ser deixado de lado. O planejamento é essencial para todas as áreas profissionais. Com ele você consegue ter visibilidade de todas as atividades que precisar executar.

Ao montar seu planejamento você deve pensar nos seguintes itens:

• A. Tarefa - O que é?
• B. Execução - O que fazer?
• C. Profissionais envolvidos – Caso sua atividade dependa de outras pessoas para a conclusão, identifique o que cada uma precisa fazer.
• D. Tempo de execução de cada etapa da tarefa - Horas dedicadas para a prática.
• E. Prazo de entrega - Trabalho concluído

2. Estabeleça prioridades

Com o planejamento das atividades em mãos, você terá visibilidade do que é prioridade de acordo com os prazos de entregas.

Lembre-se de verificar o tempo de execução para cada atividade e quem são os responsáveis, só assim você conseguirá manter o prazo e não atrasar suas entregas.

3. Separe as etapas do processo de produção

Todo processo de produção possui etapas, normalmente elas são definidas em: Fazer – Fazendo - Revisão - Conclusão.

• ‍Etapa Fazer - é o momento em que você lista todas as atividades que estão na etapa inicial e que ainda não estão em execução.
• ‍Etapa fazendo/em andamento – aqui você já iniciou a execução e está produzindo.
• ‍Revisão/validação - esse é o momento de revisar o que você fez. Aqui você pode fazer melhorias e ajustes necessários para aumentar a qualidade da sua tarefa.
• ‍Conclusão/entrega - Você finalizou e já pode realizar a entrega da sua tarefa. Faça isso com cada uma de suas tarefas e siga esse processo do início ao fim.

Etapas do Processo de Marketing Digital

O marketing digital, por exemplo, é uma área multidisciplinar. Existem tarefas que precisam ser realizadas de maneira isolada, de acordo com a expertise de cada profissional, e que no final se complementam formando um projeto único. Vídeos, imagens animadas, dicas, artigos para blog, sites, entre outros projetos demandam a necessidade de uma equipe com diferentes profissionais e especialidades.

São diversos profissionais executando tarefas complementares. Designers produzem imagens, layouts de sites, vídeos, enquanto redatores pensam nos temas, produzem os textos e os briefings para os designers produzirem peças que se conectem com a totalidade do projeto.

Com certeza, fazer a gestão de tempo das tarefas e entregas da área de marketing digital pode ser um desafio. É por isso que seguir um processo de gestão de tempo faz toda a diferença tanto para a qualidade do trabalho, quanto para o cumprimento dos prazos.

Um exemplo prático disso é a execução da produção de conteúdo para as mídias sociais. De maneira bem simplista, a tarefa completa de produção de conteúdo contém:

• Definição de tema,‍
• Briefing de produção das peças e conteúdo,‍
• Produção da arte,‍
• Produção do texto,‍
• Programação das postagens; e
• Estratégias de mídia paga.

Todo esse processo da produção à conclusão precisa ser dividido em etapas, pois são realizados por dois profissionais diferentes: o copywriter, também conhecido como redator, o designer, além do especialista de tráfego pago.

Desta forma, se você não possui uma equipe completa para a execução de cada atividade, o processo de gestão de tempo pode ficar comprometido e aí vale avaliar a inclusão de uma agência de marketing para otimizar os processos operacionais internos.

Além disso, para contribuir na gestão de tempo na área de marketing digital, existem ferramentas online importantes.

Ferramentas para organizar processos e contribuir na gestão do tempo:

1. Tasks - É um aplicativo tarefas que pode ser usado no Microsoft Teams. Ele reúne suas tarefas individuais de tarefas pendentes e do Outlook com as tarefas da equipe do Planner. Com isso é possível dividir tarefas e ter visão do que cada profissional do seu time vai fazer, está fazendo ou já concluiu. É uma maneira eficiente de fazer gestão de tempo, com gestão de tarefas e entregas.‍
2. Trello – Outro aplicativo para te ajudar a fazer gestão de equipe e contribuir com a getão de tempo é o Trello. Com ele você pode criar uma estrutura baseada no Kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho.‍
3. Monday.com – Muito parecido com os aplicativos citados acima, o monday.com permite organizar o fluxo de trabalho em um ambiente sem código — para executar projetos, processos e trabalho diário. O visual é bastante atrativo e fácil de mexer.

Agora é só colocar essas dicas em prática e sentir a diferença na produção das suas atividades. Você vai notar que está produzindo muito mais em menos tempo sem perder a qualidade nas entregas.

Porém, é preciso tomar muito cuidado para não confundir falta de gestão do tempo com procrastinação.

Evite procrastinar

Se você já tem todo o processo de gestão de tempo bem definido, possui uma equipe dedicada, consegue ter visibilidade de suas tarefas e mesmo assim atrasa os seus prazos, talvez o problema nãos seja mais o tempo e sim a sua iniciativa.

Muitas pessoas são consideradas procrastinadoras. Elas sabem que precisam realizar atividades, mas sempre deixam para depois.

Aumentar prazos e nunca concluir tarefas é uma característica comum do procrastinador. Se você se identifica com esse tipo de comportamento leia nosso post: Como não procrastinar – 5 dicas para evitar a procrastinação.