Ciclo de vida de um projeto: entenda como funciona

Sabia que cumprir as etapas do ciclo de vida do projeto pode trazer mais assertividade?

O ciclo de vida de um projeto é o conjunto de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. Da mesma forma que os seres humanos têm suas fases de desenvolvimento desde o nascimento até a morte, os planejamentos também possuem um ciclo de vida. Vale lembrar que cada um é capaz de produzir um resultado único, e o resultado de um projeto pode ser um produto ou um serviço.

Quando dividimos um plano em uma estrutura básica, o gerenciamento se torna mais fácil. Além disso, esse processo também permite uma visualização mais clara do que deve ser o foco, ou seja, onde o gerente de projetos deve aplicar mais esforço e energia para entregar o resultado esperado.

Ah, e se você acha que apenas trabalhos grandes passam pelas etapas do ciclo de vida de projetos, na verdade, não é bem assim. Seja curto ou extenso, se dura anos ou dias, todo projeto certamente passará pelas quatro fases do ciclo de vida.

Entender o ciclo de vida do gerenciamento de projetos é essencial para ter maior controle sobre o trabalho realizado. Por isso, nesse artigo você irá entender quais são as etapas do ciclo de vida e as características de cada uma delas.

Continue lendo e saiba mais!

Quais são as etapas do ciclo de vida de um projeto?

Basicamente, podemos dividir as etapas do ciclo de vida de um projeto em quatro fases genéricas, começando pela iniciação, passando pelo planejamento, execução e, por fim, o encerramento.

Essas fases correspondem às etapas da gestão de projetos. E, dependendo da complexidade dessas fases, elas ainda podem ser divididas em subetapas.

Veja abaixo mais detalhes sobre as quatro fases do ciclo de vida dos projetos para manter o seu organizado e no caminho certo, da iniciação ao encerramento.

1. Início:

Como não poderia deixar de ser, o primeiro ciclo ou fase de um projeto corresponde ao seu início. Essa é uma fase preliminar de melhor identificação da necessidade em questão. Nesse momento, o objetivo é estruturar melhor o problema para que a elaboração do projeto seja mais assertiva. É também nesta etapa que a missão e os objetivos do plano são definidos.

Podemos dizer que a fase de início se refere a diversas questões, como:

• Analisar a necessidade do projeto e determinação da sua relevância;
• Determinar a missão do projeto;
• Identificar quem será o gestor e os executores do projeto, determinando-se as equipes responsáveis por cada ciclo e subetapa;
• Estudar a viabilidade do projeto em relação ao custo-benefício.

2. Organização e preparação:

Após o término da fase de iniciação, o próximo ciclo de vida de um projeto se refere ao planejamento, ou seja, ele se volta à organização e à preparação de cada ciclo. Aqui há definição de metodologias, ferramentas, recursos e datas de entregas.

Nesta fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, divida o projeto em tarefas menores, monte sua equipe e prepare um cronograma de conclusão de tarefas. Crie metas menores e mais específicas, e certifique-se de que cada uma poderá ser concluída dentro do prazo.

Confira algumas das questões que envolvem essa fase:

• Defina todas as fases e os responsáveis de cada uma;
• Organize as fases de acordo com a sucessão de cada uma delas;
• Estipule o tempo total do projeto e o disponível para cada ciclo;
• Organize o orçamento e o distribua pelas fases;
• Obtenha as ferramentas necessárias para a gestão do projeto;
• Analise todos os riscos e obstáculos que poderão aparecer e pense em eventuais soluções.

3. Execução:

É chegada a fase mais importante do ciclo de vida de um projeto, onde ocorrerá a sua execução. Agora é hora de colocar a mão na massa. Resumidamente, a fase de execução coloca o projeto em prática.

Nessa fase, a função do gerente de projeto é manter as tarefas em dia, orientar os membros da equipe, administrar cronogramas e garantir que o trabalho está sendo feito de acordo com o plano original.

Veja algumas dicas para ter uma execução bem-sucedida:

• Direcione os colaboradores, dê instruções claras e reforce a necessidade de usar os softwares com atualização de dados;
• Gerencie cada fase com a análise das atividades;
• Mantenha uma comunicação clara e se faça presente, com orientações e elogios à execução correta;
• Monitore a qualidade de cada fase e atividade e faça as devidas correções o mais rápido possível;
• Faça atualizações em outras fases de acordo com a adequação que ocorreu nas anteriores.‍

‍4. Finalização:

Projeto executado. Por fim, o último ciclo de um projeto é o encerramento dele. Nesse último momento é necessário avaliar as fases individualmente e como um todo. O objetivo do encerramento é fazer uma análise da performance do projeto, documentação dele, revisões e prestação de contas. Tudo isso é muito importante para esse projeto e também para os futuros.

Não basta terminar o projeto e entregá-lo. Analisar tudo o que aconteceu, os erros e acertos, auxilia na análise dos próximos projetos, na escolha dos responsáveis e na determinação de orçamentos e de cronogramas.

Veja o que fazer nesse último ciclo:

• Analise a performance quanto ao alcance do objetivo;
• Veja o desempenho de cada uma das equipes e quais cumpriram ou não os limites de prazos, orçamentos e qual a qualidade do serviço oferecido;
• Revise o projeto, listando todos os erros e acertos e as alterações que ocorreram ao longo dele;
• Preste contas do orçamento em relação ao cumprimento dele, realocamento de recursos e eventual necessidade superior ou interior ao valor.

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